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不如楽之者(校長with広報室blog)第56回 「校長with広報室&事務室blog」

2018/11/20

事務室が、広報室と連携して、仕事をしている学校。
私は、それを一つの指標として、学校づくりをすることが大切だと思っています。
つまり、「知的で開放的な広場」にとって、事務室は、重要な構成要素であると、認識しています。
事務室は、学校の表門のそばにあり、学校の窓口という位置づけを持っています。
しかし、その業務内容は、教員と違って、自ら説明する場面がないので、あまり知られることがありません。
学校では、事務員さんは、いわば縁の下の力持ち。
地味な大人の仕事師たちといえるかもしれません。

その仕事師たちが、学校の広報活動を担う広報室と、どのように相互理解し、信頼関係を築きながら、コラボレーションしているのか。
今回は、その点を、事務員さんに語ってもらうことにしました。

校長 富士晴英


事務室には、経理的、総務的な煩雑な業務がたくさんありますが、学校の窓口であるということも仕事のひとつです。
まず、いちばんに電話を受けるのは事務室、正門を入ってほぼいちばんに来校者とお会いするのも事務室です。
必然的に、受験生からの問合せもたくさん受けます。
私は、その問合せに応対するためにも、広報室が発信していることに対して日々敏感であることと、(表立って前に出る仕事ではありませんが、)何かあれば臨機応変に対応することを心がけています。
もちろん、事務室の対応では解決できないこともたくさんあるので、その時は、広報室への報告連絡相談ですね。
広報室に相談しやすい環境も、日頃からお互いにフォローし合っている信頼関係にあると思っています。
これからは広報活動も終盤、本校特有の様々な入試が始まり、合格発表から入学手続きの時期へと移っていきます。
合格の書類作成や入学手続きになると今度は、事務室の得意分野(?)です。
広報活動は華やかな広報室と地味な事務室の1年を通しての連携プレーです。
この連携プレーがあるからこそ、私もこの学校の一員であると感じています。

中学高等学校事務室 小杉


11月も下旬、帰国生現地入試やSkype入試も終わり、事務室もだんだんと入試の忙しさをみせています。入学案内の制作も大詰めをむかえ、12月には合格証書を海外在住の合格者へ発送です。意外と思われるかもしれませんが、事務室は広報的な仕事も大きく担っています。数年前、この海外発送作業はすぐに終わってしまうほどでしたが、年々受験生も増え、発送作業も仕事の体を成してきました。その度に、宝仙学園への帰国生の需要の増加と、宝仙学園中学高等学校の成長を肌で感じ、うれしく思います。

さて、事務室と広報室のコラボレーションというテーマですが、おそらく、宝仙学園以上に、両者が密に連携している学校はあまりありません。宝仙学園では、中学も高校も共学部も女子部も、電話はすべてまず事務室に繋がります。受験生の問い合わせも然りです。そのために、事務員は広報室と常に情報共有をし、年度毎にマイナーチェンジする高校入試や、日本一入試方法が多い中学入試等に対応しております。
また、電話対応や窓口対応にて、学校へのファーストコンタクトは事務員が担当することが多く、縁の下の存在でありながら、学校の印象を決め兼ねない立場に責任を持っております。入試での受付、合格書類や入学書類の準備、入学手続き、さらに、新入生を迎え入れる準備と、広報室と常に情報共有しながら一枚岩に連携がなければ、事務の仕事は成り立ちません。

最後に、事務員がブログに登場する学校を私は知りません。縁の下の存在である事務員も参画できる学校。誰にでもスポットがあたる「知的で開放的な広場」こそ、宝仙学園中学高等学校の魅力です。

中学高等学校事務室 藤森

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